Herunder findes kopi af den databehandleraftale du som kunde modtager, sammen med din licensaftale

Databehandleraftale

Standardkontraktbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Mægler

Som nævnt i licensaftale

herefter ”den dataansvarlige / mægler”

og

BusySunday

Som nævnt i licensaftale

herefter ”databehandleren / BS”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

1. Præambel

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af BusySunday salgssoftware behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Dette fremgår af Licensaftalen til underskrift.

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 3 mdr. varsel og der ved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. indsigtsretten
4. retten til berigtigelse
5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
6. retten til begrænsning af behandling
7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. retten til dataportabilitet
9. retten til indsigelse
10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet,  medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

11. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelses forordningens artikel 28 og disse bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

5. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren

Navn (Se licensaftale) Navn Anders Rørbæk

Stilling (Se licensaftale) Stilling CEO

Telefonnummer(Se licensaftale) Telefonnummer 26741448

E-mail (Se licensaftale) E-mail Anders@BusySunday.dk

Underskrift Underskrift

(Underskrives via licensaftale)

14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Navn Mægler

Stilling (Se licensaftale)

Telefonnummer (Se licensaftale)

E-mail (Se licensaftale)

Navn Anders Rørbæk

Stilling CEO

Telefonnummer 26741448

E-mail Anders@BusySunday.dk 

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

At kunne vise købere og sælgere fra mæglers køberkartotek

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

BS kan trække data om hvad køber og sælger ønsker

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Der behandles info om køber og hvad de ønsker at købe af bolig, samt info om hvor sælger bor

Køber

Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, ønsker til bolig herunder område, størrelse, pris, antal værelser

Sælger

Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Køber

Sælger

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Ca. 10 min. når mægler fremviser køberne på kundemøde. Herefter lukkes adgang

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
OWNR	25408820	Stationsparken 26, 2, 2600 Glostrup	Levering af tinglyst data til behandling af BS

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Formålet med databehandlingen er opfylde den dataansvarliges behov for registrering, håndtering og administration af nuværende og tidligere ansattes kørselregnskab, udlæg og firmakorttransaktioner samt flådestyring af den dataansvarliges køretøjer.

Databehandlingen sker som et led i de tjenester, der er angivet i Samarbejdsaftalen. For at kunne opfylde den dataansvarliges førnævnte behov er databehandling af almindelige personoplysninger nødvendige.

C.2. Behandlingssikkerhed

C.2.1. Sikkerhedsniveau

C.2.1.1 Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen omfatter almindelige personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 om, hvorfor der ikke etableres yderligere i forhold til sikkerhedsniveauet.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger (samt eventuelle udtrykkeligt specificerede foranstaltninger i Hovedaftalen), som er aftalt med den dataansvarlige, og som parterne er enige om er tilstrækkelige:

C.2.2. Den dataansvarliges orientering af databehandleren vedrørende behandlingsrisici

Med henblik på, at databehandleren kan overholde sine forpligtelser i henhold til databehandleraftalens punkt 6 skal den dataansvarlige orientere databehandleren

• hvis den dataansvarliges forhold (herunder f.eks. den dataansvarliges konkrete tilrettelæggelse af tekniske og organisatoriske foranstaltninger, den dataansvarliges konkrete anvendelse af databehandlerens leverance eller udfaldet af den dataansvarliges eventuelle konsekvensanalyse) fordrer, at der foretages ændringer i databehandlerens tekniske eller organisatoriske foranstaltninger med henblik på opfyldelse af Databeskyttelsesforordningens kapitel II, eller at der udarbejdes og implementeres supplerende foranstaltninger, der understøtter indbygget databeskyttelse og databeskyttelse gennem indstillinger,
• hvis der i databehandleraftalens løbetid sker en ændring af den risiko, som behandlingsaktiviteterne udgør, eller
• hvis den dataansvarlige i øvrigt måtte ønske gennemførelse af yderligere foranstaltninger.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med punkt 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Begæring vedrørende registreredes rettigheder

Såfremt databehandleren modtager en begæring vedrørende den registreredes rettigheder, skal databehandleren hurtigst muligt videregive denne begæring til den dataansvarlige.

Databehandlerens information om brud på persondatasikkerhed til den dataansvarlige, jf. punkt 10.4 i databehandleraftalen

Det påhviler databehandleren at underrette den dataansvarlige hurtigst muligt og uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden. Underretningen vil om muligt indeholde følgende oplysninger:

1. En beskrivelse af hændelsen, herunder hvor den fysisk fandt sted.
2. Et hændelsesforløb, indeholdende information om hændelsens start, konstatering og (forventet) afslutning.
3. Karakteren af bruddet på persondatasikkeheden, herunder eventuelt involveret teknologi, kategorierne af oplysninger og registrerede samt det omtrentlige antal berørte registrerede og om muligt det omtrentlige antal registreringer.
4. En generel vurdering af den sandsynlige konsekvens for de registrerede.
5. En beskrivelse af de foranstaltninger, som databehandleren har truffet eller/og foreslår truffet af den dataansvarlige for at håndtere hændelsen og begrænse bruddets skadevirkninger.
6. Oplysning om, at underretningen er endelig, eller om og hvordan der vil følge yderligere information.
7. Oplysning om, hvor den dataansvarlige kan få yderligere information.

Bistand i øvrigt efter punkt 9.1 og 9.2 i databehandleraftalen

På den dataansvarliges anmodning bistår databehandleren – under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren – i rimeligt omfang med input/bidrag til den dataansvarliges udførelse af sine opgaver og overholdelse af sine forpligtelser anført i punkt 9.1 og 9.2 i databehandleraftalen.

Vederlag for bistand

I tilfælde af brud på persondatasikkerhed, bistår databehandleren i relation til punkt 9.2.a og 9.2.b i databehandleraftalen uden beregning med information om bruddet på persondatasikkerhed, jf. punkt 10.4 i databehandleraftalen og ovenfor i nærværende punkt C.3, og med at udfinde de berørte registrerede, hvis den dataansvarlige ikke selv er i stand til dette.

C.4 Opbevaringsperiode / sletterutine

Hvor ikke andet er aftalt, så opbevares personoplysninger, som databehandleren behandler på den dataansvarliges vegne, hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne tilbageleveret og/eller slettet.

Senest ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren tilbagelevere alle personoplysninger, som databehandleren behandler på den dataansvarliges vegne, og slette eksisterende kopier i overensstemmelse med Hovedaftalen samt punkt 11 i databehandleraftalen. På anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren skriftligt bekræfte, at sletning er foretaget.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af databehandleraftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende: 

Databehandlerens lokaliteter og underdatabehandleres lokaliteter som nævnt i bilag B.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarliges instruks omfatter databehandlerens overførsel af personoplysninger til tredjelande i henhold til dette punkt C.6 til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter i henhold til databehandleraftalens bilag B.

Hvis databehandleren gør brug af en underdatabehandler i overensstemmelse med bilag B til at udføre behandlingsaktiviteter (på vegne af den dataansvarlige), og disse behandlingsaktiviteter indebærer en overførsel af personoplysninger som omhandlet i kapitel V i databeskyttelsesforordningen, skal databehandleren sikre, at der bliver etableret et overførselsgrundlag som angivet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. Databehandleren og underdatabehandleren kan blandt andet sikre overensstemmelse med kapitel V i databeskyttelsesforordningen ved hjælp af standardkontraktbestemmelser vedtaget af EU-Kommissionen i overensstemmelse med artikel 46, stk. 2, i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren forelægger på den dataansvarliges anmodning en kopi af standardkontraktbestemmelser og eventuelle efterfølgende ændringer for den dataansvarlige. I det omfang det er nødvendigt for at beskytte forretningshemmeligheder eller andre fortrolige oplysninger, herunder personoplysninger, kan databehandleren redigere aftaleteksten, inden kopien videregives.

Databehandleren underretter den dataansvarlige om eventuelle påtænkte ændringer af overførsler af personoplysninger til tredjelande, i henhold til de principper, der følger af punkt 7. Hvis databehandleren vælger ikke at imødekomme en indsigelse, eller hvis databehandleren ikke er i stand til at imødekomme en indsigelse inden for en rimelig frist, er den dataansvarlige berettiget til med 1 måneds skriftligt varsel at opsige den del af Hovedaftalen dækkende netop den ydelse, hvor underdatabehandleren ellers ville få adgang til persondata i eller fra tredjelandet. Den øvrige del af Hovedaftalen løber fortsat i henhold til bestemmelserne i Hovedaftalen.

Databehandleren giver den dataansvarlige følgende standarddokumentation, der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan udøve sin indsigelsesret:

1. Oplysninger om modtageren af personoplysningerne i tredjelandet,
2. Oplysninger om de kategorier af behandlinger, der udføres af modtageren i tredjelandet,
3. Oplysninger om de typer af personoplysninger og kategorier af berørte data-subjekter, der vil være genstand for overførslen, og
4. Oplysninger om de sikkerhedsforanstaltninger, der vil blive truffet i forbindelse med overførslen.

Databehandleren vil på den dataansvarliges anmodning indhente og levere yderligere oplysninger til den dataansvarlige, til brug for den dataansvarliges eventuelle risikovurdering af den påtænkte overførsel. Sådan bistand ydes vederlagsfrit.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren skal 1 gang årligt for egen regning lade sig auditere af den dataansvarlige. Den årlige audit består af fremvisning af revisionserklæringen ISAE 3000. 

Baseret på resultaterne af den årlige audit, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale. 

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager tilsyn med underdatabehandlere. Databehandleren baserer sit valg af tilsynsform og hyppighed af tilsyn på en risikovurdering.

Tilsyn kan f.eks. ske ved skriftlig informationsindsamling eller i form af en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.

Ud over det planlagte tilsyn, kan databehandleren gennemføre en inspektion, fx i form af skriftlig informationsindsamling eller fysisk besøg, med underdatabehandleren, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.

Såfremt underdatabehandleren får udarbejdet en årlig revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående underdatabehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale og de heri aftalte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, skal databehandleren modtage kopi heraf. Databehandleren gennemgår revisionserklæringen og følger op på eventuelle forhold, der giver anledning til yderligere undersøgelser.

Databehandleren dokumenterer afholdte tilsyn. Dokumentation for afholdte tilsyn udmøntes normalt i en tilsynsrapport indeholdende beskrivelse af scope, væsentlige findings og plan for eventuelle mitigerende foranstaltninger. På den dataansvarliges anmodning fremsendes kort opsummering af tilsynet uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Alternativt kan databehandleren vælge at stille kort opsummering af tilsynet elektronisk til rådighed.

Baseret på resultaterne af tilsynet, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale. Sådanne anmodninger håndteres i overensstemmelse med punkt C.2 i nærværende bilag ovenfor.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

Der er ingen andre forhold